Apostilla y traducción jurada: cómo preparar los documentos extranjeros de una herencia
Para que un notario, un banco o un registro de España acepten un documento público de otro país, casi siempre necesitan dos cosas. La primera es la apostilla, un sello oficial que confirma que el documento es auténtico. La segunda es la traducción jurada al castellano, si está en otro idioma. El orden importa: primero se apostilla y después se traduce todo, sello incluido.
Hay excepciones que ahorran trabajo, sobre todo entre países de la Unión Europea. Te las contamos más abajo.
Qué es exactamente la apostilla
La apostilla es un certificado que se pega o se añade al documento original. Lo pone una autoridad del país que emitió el papel. Sirve para que en otro país no tengan que dudar de la firma ni del cargo de quien lo firmó.
Funciona entre los países que forman parte del convenio internacional que la creó, que son la mayoría. Si el documento viene de un país que no lo ha firmado, hace falta la legalización. Es un recorrido más largo, que suele pasar por el ministerio de ese país y por el consulado español.
Ni la apostilla ni la legalización se piden en España. Se tramitan siempre en el país que expidió el documento.
Qué documentos suelen necesitarla en una herencia
Depende de cada caso, pero estos son los más habituales:
- Certificado de defunción expedido fuera de España.
- Testamento otorgado ante una autoridad extranjera.
- Certificados de nacimiento o de matrimonio que prueban el parentesco.
- Resoluciones judiciales o notariales extranjeras que declaran quiénes son los herederos.
- Poderes firmados ante un notario de otro país para que alguien firme en España.
- Certificados de un registro extranjero que indiquen si el fallecido dejó testamento.
Los documentos privados, como una carta o un contrato entre particulares, no se apostillan directamente. Antes tienen que pasar por un notario o autoridad que les dé carácter oficial.
Cuándo no hace falta apostilla
Entre los países de la Unión Europea hay una norma que simplifica mucho las cosas. Algunos documentos públicos, como los certificados de nacimiento, matrimonio o defunción, ya no necesitan apostilla para usarse en otro Estado miembro. Además, se puede pedir junto a ellos un formulario multilingüe que evita la traducción en muchos casos.
Tampoco la necesitan los documentos firmados ante un cónsul español en el extranjero. Para España son documentos españoles.
Y algunos países tienen acuerdos bilaterales con España que eximen de ciertos trámites. El abogado lo comprueba con el país concreto.
Cómo debe ser la traducción
La traducción jurada la hace un traductor nombrado oficialmente por el Ministerio de Asuntos Exteriores español. Lleva su firma y su sello, y da fe de que coincide con el original.
Una traducción normal, aunque sea buena, no suele servir para la notaría ni para el registro. Tampoco conviene traducir solo una parte: si el documento lleva apostilla, se traduce también.
A veces se puede hacer la traducción fuera, en un consulado español o ante quien tenga autoridad para ello. Conviene preguntar antes si la entidad que lo va a recibir la aceptará.
Errores que retrasan la herencia
- Traducir antes de apostillar. Luego hay que repetir la traducción para incluir el sello.
- Usar certificados antiguos. Algunas notarías y bancos piden documentos recientes.
- Pedir de menos. Si hay cinco herederos, cada uno debe acreditar su parentesco.
- Olvidar el plazo del impuesto. Reunir papeles de fuera lleva semanas, y el plazo de seis meses sigue corriendo.
Qué hacer ahora
- Haz una lista de todos los documentos que vienen de fuera y del país de cada uno.
- Comprueba si ese país pertenece a la Unión Europea o al convenio de la apostilla.
- Pide en cada país las copias oficiales y la apostilla o legalización.
- Encarga la traducción jurada cuando ya tengas los documentos sellados.
- Pasa la lista al abogado antes de pedir cita en la notaría.
Si vives fuera, en la guía sobre heredar en España viviendo en el extranjero tienes cómo firmar sin desplazarte.
Preguntas frecuentes
¿La apostilla caduca?
La apostilla en sí no tiene fecha de caducidad. Pero el documento al que acompaña sí puede considerarse antiguo para ciertos trámites.
¿Puedo apostillar en España un documento extranjero?
No. Solo puede hacerlo el país que expidió el documento. En España se apostillan los documentos españoles que se van a usar fuera.
¿Cualquier traductor puede hacer la traducción jurada?
No. Tiene que ser un traductor jurado con nombramiento oficial en España, o una traducción hecha o validada por un consulado.
Una herencia con papeles de fuera se mueve mejor si todo llega en orden a la notaría. Tienes el panorama completo en herencias internacionales. Escríbenos con la lista de documentos y te ayudamos a ver cuáles faltan.
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